O equilíbrio entre fluxo de caixa, estoques e lucratividade
Uma previsão de vendas é fundamental para um bom orçamento, pois é em função das receitas que deveremos dimensionar despesas, compras e investimentos. No entanto, previsões são um exercício de futurologia. Se você for otimista demais, as compras subirão junto e seu estoque ficará elevado, prejudicando o giro e o fluxo de caixa. Se for pessimista, haverá rupturas e você perderá vendas por falta de mercadorias.
Lembre-se sempre de que suprir a loja, especialmente comprando direto das indústrias, exige um tempo entre o pedido e as entregas. Portanto, é melhor trabalhar com uma PROJEÇÃO DE VENDAS, que nada mais é do que o ajuste da previsão inicial ao andamento REAL das vendas. Se houver erro na previsão, a projeção corrige o desvio e ajusta as compras ao ritmo verdadeiro dos negócios.
O aplicativode COMPRAS faz exatamente este ajuste: ele começa com uma previsão mensal e a distribui por cada dia das semanas do mês, com base no percentual que cada dia representa históricamente (sextas e sábados geralmente têm mais movimento). Algumas semanas também serão melhores, dependendo de quando a população tem mais dinheiro.
Para definir os percentuais diários, planilhe a distribuição dos meses anteriores e identifique o padrão da SUA LOJA, que pode variar por tipo de cliente, cidade, calendário promocional e concorrência.
Após definir o ajuste diário, é preciso preencher o percentual de compras sobre a venda prevista. Isso dependerá da sua margem média: se ela for de 30%, por exemplo, o percentual de compras deverá ser de 70%. O LUCRO BRUTO DE FEIRANTES (LBF) ajudará a definir este indicador.
Lembre-se, contudo, que o conceito de LBF não leva em conta as perdas, pois estas dependem de avaliação específica. Se rotineiramente uma família ou categoria não conseguir realizar as compras dentro do percentual indicado pelo LBF, é muito provável que haja perdas na operação, acima do normal. Neste caso, recomenda-se fortemente a realização de inventários rotativos e específicos.
Definido o percentual, a planilha calcula o total de compras permitido e distribui as entradas para cada dia. Contudo, o mais importante são as ENTRADAS PROJETADAS DA SEMANA. Para vender bem no final de semana, as entradas devem ser maiores na quinta e na sexta-feira. O essencial é que as entradas totais da semana correspondam às vendas semanais previstas, e não ao dia a dia de forma "cega".
A planilha deixa apenas algumas células livres (em azul) para a entrada de dados variáveis: o mês, a venda total prevista, o percentual de compras total, os percentuais de vendas por dia, as vendas realizadas e as entradas efetivas. Preferencialmente estas entradas devem ser preenchidas através da importação de dados de seu ERP. Com isso, ela calcula a PROJEÇÃO, as compras diárias e o SALDO DE COMPRAS para o resto do mês. É a ferramenta ideal para prevenir superestocagem e rupturas, podendo ser usada por categorias, grupos, departamentos ou famílias.