6.-REUNIÕES SÃO PRODUTIVAS E FEITAS CONFORME NECESSIDADES

Uma empresa precisa agir coordenadamente, estrategicamente afinada entre suas diversas Diretorias (ou proprietários), Divisões, Setores e colaboradores. Temos diversos meios para materializar isto. Dentre eles, as reuniões.

Elas são um dos meios para se atingir determinados fins: para divulgar comunicações internas, para treinamento, motivação, avaliação de desempenho, análise de problemas e proposição de soluções, etc. Não se constituem, pois, fins em si mesmas: se não conduzirem a nenhum resultado, não tem porque serem feitas!

Devem ser planejadas, por quem as convoca e por quem delas vai participar, para serem mais produtivas. Devem ser marcadas com antecedência (para sua correta preparação), ter uma pauta estabelecida, horários de início e término bem definidos e ter a participação efetiva das pessoas envolvidas com os assuntos da pauta. Além disto, definir o local e a data completam o planejamento. Para serem produtivas, devem ser conduzidas com firmeza, atendo-se os participantes aos assuntos em pauta, com distribuição adequada do tempo para cada um e com estímulos próprios para que todos manifestem sua opinião.

As reuniões devem conduzir os participantes a resoluções sobre os assuntos em pauta, se possível, devendo estas serem devidamente registradas, para acompanhamento das providencias, posteriormente. Cada reunião deve avaliar os compromissos assumidos na anterior, de modo a se garantir o acompanhamento regular das decisões tomadas e providenciar-se correções de rumos, quando necessário.

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